باید هر مشکلی را یک بار برای همیشه درست بکنیم و همچنین باید به فکر تربیت سمت ها نباشید و باید سیستم را تربیت بکنید که هرکسی آمد مجبور باشد کارهایی که مدنظر سیستم شماست را انجام دهد.

سیستمی کردن مدیریت در شرکت های صنعتی

هر سیستم مدیریتی وقتی بخواهد در هر شرکت یا سازمانی یا حتی خانه ای اجرا شود با این 4 مساله مواجه می شویم.

1-ابتدا همه مسخره می کنند.

2-سپس مخالفت می کنند.

3- یک سری ها کمک می کنند که سیستم پیاده شود.

4- بعد از اجرا شدن سیستم همه می گویند ما از اول می دانستیم که سیستم اجرا می شود و به به و چه چه.

چه کارهایی باید انجام دهید:

1- خریدن یک سیستم نرم افزاری برایتان کار زیادی انجام نمی دهد و ما خودمان نرم افزارهایی مثل سپیدار ، تدبیر ، پگاه سیستم ، اتوماسیون اداری ، همکاران سیستم و… را خریداری کردیم حتی شنیده ایم شرکت های مثل ایران خودرو میلیاردی بابت نرم افزارش هزینه کرده ولی نتوانسته انطور که باید از این نرم افزار استفاده کند یا حتی آنرا کنار گذاشته است!!!

راه حل این است که باید: 

روش ها را اصلاح کنید و سیستم را طوری تربیت کنید که خطا کاهش پیدا کند و تمام کارها به صورت سیستمی انجام شود و هیچ وقت تا بستر آماده سازی نشده باشد نرم افزار به تنهایی نمی تواند کاری را پیش ببرد.

 مکتوب کردن شرح وظایف تمام سمت ها به صورت سیستمی

۱- باعث شد کارها مشخص شود و اینطور نباشد که بعضی افراد بیشتر کار کنند و بعضی دیگر کمتر یا کاری باشد که مشخص نباشد انجام آن کار وظیفه چه کسی است

۲- مکتوب کردن کارها و نحوه ی انجام کارها باعث شد نفرات جدید هم بدانند چه شرح وظایفی برایشان تعیین شده و اینطور نباشد که نفرات قدیمی کل کارها رو به نفرات جدید بدهند  یا کار سلیقه ای انجام شود یا از روی ندانستن روش انجام کار کارها به روش اشتباه انجام شود

۳- تعیین کردن چک لیست های روزانه هفتگی و ماهیانه برای تمام سمت ها حتی مسئول نظافت: برای مثال تمیز کردن تمام شیشه های پنجره ها در روزهای یکشنبه هر هفته و یا برای واحد مالی رد کردن لیست مالیات حقوق و بیمه در ۱۰ هر ماه .و برنامه دادن به سیستم بابت اینکه این چک لیست ها را برای پرسنل یادآوری کند و پرسنل بعد از انجام به صورت سیستمی چک لیست ها را تایید و ارسال میکنند و بعد از بررسی نمره دهی می شود (براساس درجه اهمیت کارها نمره دهی شده اند و بعد از انجام دادن به آن سمت و واحد نمره دهی می شود)

ایجاد سیستم امور محوله

ایجاد سیستم امور محوله برای ارجاع کار به صورت سیستمی

که شرح کار و نفری که باید آن کار را انجام دهد و تعداد روزی که زمان می برد تا کار انجام شود از سوی درخواست دهنده کار تعیین می شود و کار به صورت سیستمی به اتوماسیون فرد ارجاع داده می شود و فرد بعد از انجام کار مستندات انجام را به درخواست کننده ارسال می کند در صورت تایید نهایی آن امور محوله به صورت سیستمی نمره دهی می شود

کار ارجاع داده شده اگر زودتر تمام شود نمره مثبت به ازای هر روز زودتر انجام شدن  برای انجام دهنده لحاظ می شود و اگر دیرتر انجام شود نمره ی منفی که نمره ی مثبت چون پاداش ماهانه دارد باعث می شود هم انگیزه ای برای انجام دادن کارها توسط افراد شود و هم اینکه تمام کارها با سرعت بالاتری انجام شود

در سیستم امور محوله مسئولیت پذیری افراد سنجیده می شود و باعث می شود نه کاری فراموش شود نه انجام نشود و حتی اینکه کار کردن حالت تشویقی برای پرسنل داشته باشد چون سیستم نمره دهی و امتیاز دهی ماهیانه پاداش می دهد باعث می شود فرد برای انجام دادن زودتر کار بیشتر تلاش کند و هم کار شرکت پیش رفته هم اینکه انگیزشی بوده و پرسنل زودتر کار را انجام داده اند.

ایجاد داشبوردهای مدیریتی روزانه هفتگی و ماهیانه

باید برای کارهای زیر یک داشبورد داشته باشید که در یک نگاه بتوانید عملکرد تیم را نظاره گر باشیم که از 100 نمره چه نمره ای گرفته شده است

داشبوردهای مدیریتی سنجش عملکرد پرسنل

به نقل از کتاب مهارت های زندگی 2 اثر آقای منصور دهستانی مقایسه جالبی بین گروه و تیم صورت گرفته است که شما را به خواندن آن دعوت می کنیم.

گروه

مجموعه ای از افراد که برای رسیدن به هدف مشترکی گرد هم آمده اند برای مثال یک دسته بوفالو یک گروه با ویژگی های زیر است:

    آنهابه یک پیشرو پابندند و وفادارند و همه پیروند و تابع.

    آنها درست همان کاری را می کنند که به آنها دستور داده شده است.

    آنها هرگز سوال نمی کنند و تنها پیروی می کنند.

    هر بوفالو به تنهایی مقصد را نمی شناسد.

    بوفالوها منتظر دستور می شوند و تا دستور نرسد هیچ کاری نمی کنند و هیچ جا نمی روند.

    هیچ کس جای دیگری را پر نمی کند و جلو نمی افتد و مسئولیت نمی پذیرد.

    هیچ بوفالویی مراقب بوفالوی دیگر نیست.

    با زمین گیر شدن بوفالوی رهبر، همه بوفالوها زمین گیر می شوند.

   سمت حرکت به جلو

  این مثال شرکت های دیگر است که هر فرد به تنهایی نمی تواند کاری را از پیش ببرد.

تیم :

مجموعه ای از افراد با دانش و مهارت های مکمل یکدیگر که برای رسیدن به هدفی مشترک گرد هم آمده اند و برای رسیدن به هدف و ماموریت اصلی تیم به یکدیگر تکیه می کنند (همدل، همدست و هم داستان هستند) برای مثال یک دسته غاز یک تیم با ویژگیهای زیر است:

    هر غاز به هنگام پرواز دسته جمعی احساس مسولیت می کند.

   هر غاز تنها پیروی محض نمی کند و وضع خود را در راه می سنجد و به تصمیمی که باید بگیرد فکر می کند.

    هر غاز مسیر پرواز را می داند.

    جلودار بودن نوبتی است.

    هر غاز زمان جلوتر بودن، در نوک پرواز قرار گرفتن و هدایت گروه را خود انتخاب می کند.

    همه غازها تمایل به پذیرش مسولیت جلوداربودن و رهبری دارند.

   غازها در طول پرواز مراقب و پشتیبان یکدیگر هستند.

بررسی ثابت کرده است که غازها اگر مسیری را گروهی بپیمایند 70% بیشتر از آن مسافتی را که انفرادی می توانند طی کنند می پیمایند.

 سمت حرکت به سمت جلو و بالاست.

شرکت ما تیم است و افراد هر کدام قابلیت این را دارند که جای رهبر باشند و مدیریت امور را بلد باشند.


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *